Instructies voor VLAIO-projecten

Op deze pagina geven we een overzicht van enerzijds de afspraken van VLAIO-gesubsidieerde projecten, collectieve of andere projecten met steuntoekenning voor onderzoek en kennisverspreiding (o.a. COOCK, TETRA, LA-traject, Proeftuin Industrie, ,…), waarvan de info op het FRIS-portaal dient te verschijnen, anderzijds vind je hier ook informatie over hoe je die informatie kunt aanleveren aan FRIS.

De basisinfo over collectieve projecten vind je op de VLAIO-website.

 

Wie dient onderzoeksinformatie aan te leveren?

 

De projectcoördinator van een VLAIO-project is steeds verplicht om de relevante projectinformatie te publiceren en actueel te houden op het FRIS Onderzoeksportaal  (afspraak VLAIO – zie document “toelichting uitvoering en opvolging” van het desbetreffende programma).

De projectpartners zijn niet verplicht om het project in FRIS te (laten) registreren (maar mogen dit wel), met uitzondering van die projectpartners die behoren tot een instelling die structureel aanlevert aan FRIS (afspraak EWI/FRIS), zoals onder andere de universiteiten, de SOC’s, hogescholen, ITG, INBO, ILVO, Plantentuin Meise, KMDA, KMSKA, VLIZ, het Waterbouwkundig laboratorium, Departement Omgeving, Agentschap Onroerend Erfgoed en de Alamire Foundation.

Die instellingen moeten wel elk project dat gefinancierd wordt door publieke middelen in FRIS zetten, ongeacht of ze coördinator of partner zijn in een project, dus ook de VLAIO-projecten.

Onder structurele FRIS-leverancier wordt begrepen: die instellingen die (omwille van een besluit, wetgevend kader of een convenant/overeenkomst) verplicht zijn om informatie over al hun publiek gefinancierd onderzoek aan te leveren. 

Voorbeeldcases:

Een VLAIO-project voor collectief onderzoek heeft 3 partners:

  • Organisatie A: structurele FRIS-leverancier
  • Organisatie B: structurele FRIS-leverancier
  • Organisatie C : geen structurele FRIS-leverancier

en voor het project geldt een rapporteringsplicht in FRIS.

Voor een organisatie hangt de rapporteringsverplichting af van de rol die ze heeft in het project (projectcoördinator of niet) en van het feit of ze een structurele FRIS-leverancier is of niet.

1. Organisatie A is projectcoördinator:

Als Organisatie A projectcoördinator is voor een VLAIO-project, dient Organisatie A het project aan te leveren aan FRIS en – conform de instructies van VLAIO - alle andere partners (organisaties B en C)  ook mee te geven. Organisatie B moet dit project eveneens aanleveren aangezien ze dat verplicht is conform de overeenkomst die ze heeft met EWI/FRIS. Organisatie C heeft geen overeenkomst met EWI/FRIS, is geen projectcoördinator en hoeft daardoor het project niet aan te leveren aan FRIS, maar mag dat wel.

2. Organisatie C is projectcoördinator:

Indien Organisatie C projectcoördinator is voor een VLAIO-project, dient Organisatie C het project aan te leveren aan FRIS en – conform de instructies van VLAIO - alle andere partners (Organisatie A en Organisatie B)  ook mee te geven.
Maar:  ook Organisatie A en Organisatie B moeten het project aanleveren, aangezien die dat verplicht zijn conform de overeenkomst die de organisaties hebben met EWI/FRIS.

Het is sowieso belangrijk dat de VLAIO-projecten van elk van de aanleverende instellingen steeds hetzelfde unieke VLAIO-projectnummer meegeleverd krijgen in FRIS. Op basis van dat nummer zal het project op het FRIS-portaal worden samengevoegd.  Op dit moment is er nog geen “harde merge”, maar wordt bij elk project een link naar het(de) andere project(en) getoond om op die manier toch wederzijds te verwijzen.

1. Hoe aanleveren?

  • Automatisch: voor instellingen die via hun intern onderzoeksinformatiesysteem (CRIS) informatie aanleveren aan FRIS.  De registratie van de VLAIO-projecten verloopt op dezelfde wijze als die van de andere onderzoeksprojecten.  Jouw instelling stuurt die projecten automatisch door aan FRIS.
  • Manueel: voor instellingen die niet op een geautomatiseerde manier aanleveren. De informatie dien je dan via een admin-interface in te geven.  Dit kan via de FRIS-account van je instelling die een login en paswoord heeft gekregen voor manuele invoer in FRIS.

Is het de eerste keer dat je instelling een project manueel dient in te voeren, dan vraagt je instelling best eerst een login en paswoord aan via: support.fris@vlaanderen.be en test je het invoeren van informatie eerst op de acceptatieomgeving alvorens data in te voeren op de productieomgeving. De handleiding vind je hier.

Heb je hulp nodig? Dan staan we graag voor je klaar en kun je ons bereiken via support.fris@vlaanderen.be (technische vragen) of via fris@vlaanderen.be.

2. Wat aanleveren?

1. Welke types VLAIO-projecten?

VLAIO vraagt om enkel de collectieve onderzoeksprojecten te rapporteren via FRIS.  De bedrijfsprojecten hoeven dus niet aan FRIS te worden aangeleverd.  Concreet zijn de collectieve onderzoeksprojecten projecten met één van de volgende financieringscodes:

FundingCode

Financieringsinstrument

5020

SBO (Strategisch Basisonderzoek)

5539

VLAIO - Flanders' FOOD - COOCK

5531

IWT / VLAIO - TETRA-fonds

5533

IWT / VLAIO - VIS

5530

IWT / VLAIO HO-Fonds

5532

IWT /VLAIO - Landbouwkundig onderzoek – LA-trajecten

5558

Vlaamse Industrie Innovatie Moonshot cluster Strategisch Basis Onderzoek (cSBO)

5554

VLAIO - Blauwe Cluster - COOCK

5552

VLAIO - Blauwe Cluster - cSBO

5553

VLAIO - Blauwe Cluster - ICON

5543

VLAIO - Catalisti - COOCK

5537

VLAIO - Catalisti - cSBO

5550

VLAIO - Flanders' FOOD - cSBO

5551

VLAIO - Flanders' FOOD- ICON

5549

VLAIO - Flux50 - COOCK

5547

VLAIO - Flux50 - cSBO

5548

VLAIO - Flux50 - ICON

5509

VLAIO - Proeftuin Industrie 4.0

5546

VLAIO - SIM - COOCK

5544

VLAIO - SIM - cSBO

5545

VLAIO - SIM - ICON

5557

VLAIO - TETRA Hogescholen AI

5541

VLAIO - VIL - COOCK

5538

VLAIO - VIL - cSBO

5540

VLAIO - VIL - ICON

5562

VLAIO COOCK Collectief Onderzoek & Ontwikkeling en Collectieve Kennisverspreiding

5560

VLAIO ICON Artificiële Intelligentie (AI-ICON)

5561

VLAIO ICON cybersecurity (CS-ICON)

5555

VLAIO - Personalised Medicine ICON

5556

VLAIO - Extended Reality

2. Welke informatie moet je aanleveren?

In de handleiding vind je per object (organisatie, personen, projecten) wat minimaal verplicht is om aan te leveren in kader van VLAIO gesubsidieerde projecten.

3. Vragen?

Zijn je vragen nog niet beantwoord op deze pagina?  Dan helpen we je graag verder:

1. Vragen over aanvraagprocedure, afhandeling van dossier, financiering… etc. van VLAIO-projecten kun je bij VLAIO terecht op het algemeen mailadres: info@vlaio.be.

2. Vragen die te maken hebben met invoer van projecten in FRIS: