Instructies voor instellingen met VLAIO-projecten

Op deze pagina geven we een overzicht van enerzijds de afspraken van VLAIO-gesubsidieerde projecten, collectieve of andere projecten met steuntoekenning voor onderzoek en kennisverspreiding (o.a. COOCK, TETRA, LA-traject, Proeftuin Industrie, ,…), waarvan de info op het FRIS-portaal dient te verschijnen, anderzijds vind je als instelling, hier ook informatie over hoe die informatie kan aangeleverd worden aan FRIS.

Heel wat instellingen leveren deze informatie al automatisch aan, maar we stipuleren hieronder nog even de afspraken én geven een handleiding mee voor de manuele dataleveranciers.   

De basisinfo over collectieve projecten vind je op de VLAIO-website.

 

Wie dient onderzoeksinformatie aan te leveren?

 

De projectcoördinator van een VLAIO-project is steeds verplicht om de relevante projectinformatie te publiceren en actueel te houden op het FRIS Onderzoeksportaal  (afspraak VLAIO – zie document “toelichting uitvoering en opvolging” van het desbetreffende programma).

De projectpartners zijn niet verplicht om het project in FRIS te (laten) registreren (maar mogen dit wel), met uitzondering van die projectpartners die behoren tot een instelling die structureel aanlevert aan FRIS (afspraak EWI/FRIS), zoals onder andere de universiteiten, de SOC’s, hogescholen, ITG, INBO, ILVO, Plantentuin Meise, KMDA, KMSKA, VLIZ, het Waterbouwkundig laboratorium, Departement Omgeving, Agentschap Onroerend Erfgoed en de Alamire Foundation.

Die instellingen moeten wel elk project dat gefinancierd wordt door publieke middelen in FRIS zetten, ongeacht of ze coördinator of partner zijn in een project, dus ook de VLAIO-projecten.

Onder structurele FRIS-leverancier wordt begrepen: die instellingen die (omwille van een besluit, wetgevend kader of een convenant/overeenkomst) verplicht zijn om informatie over al hun publiek gefinancierd onderzoek aan te leveren. 

Voorbeeldcases:

Een VLAIO-project voor collectief onderzoek heeft 3 partners:

  • Organisatie A: structurele FRIS-leverancier
  • Organisatie B: structurele FRIS-leverancier
  • Organisatie C : geen structurele FRIS-leverancier

en voor het project geldt een rapporteringsplicht in FRIS.

Voor een organisatie hangt de rapporteringsverplichting af van de rol die ze heeft in het project (projectcoördinator of niet) en van het feit of ze een structurele FRIS-leverancier is of niet.

1. Organisatie A is projectcoördinator:

Als Organisatie A projectcoördinator is voor een VLAIO-project, dient Organisatie A het project aan te leveren aan FRIS en – conform de instructies van VLAIO - alle andere partners (organisaties B en C)  ook mee te geven. Organisatie B moet dit project eveneens aanleveren aangezien ze dat verplicht is conform de overeenkomst die ze heeft met EWI/FRIS. Organisatie C heeft geen overeenkomst met EWI/FRIS, is geen projectcoördinator en hoeft daardoor het project niet aan te leveren aan FRIS, maar mag dat wel.

2. Organisatie C is projectcoördinator:

Indien Organisatie C projectcoördinator is voor een VLAIO-project, dient Organisatie C het project aan te leveren aan FRIS en – conform de instructies van VLAIO - alle andere partners (Organisatie A en Organisatie B)  ook mee te geven.
Maar:  ook Organisatie A en Organisatie B moeten het project aanleveren, aangezien die dat verplicht zijn conform de overeenkomst die de organisaties hebben met EWI/FRIS.

Het is sowieso belangrijk dat de VLAIO-projecten van elk van de aanleverende instellingen steeds hetzelfde unieke VLAIO-projectnummer meegeleverd krijgen in FRIS. Op basis van dat nummer zal het project op het FRIS-portaal worden samengevoegd.  Op dit moment is er nog geen “harde merge”, maar wordt bij elk project een link naar het(de) andere project(en) getoond om op die manier toch wederzijds te verwijzen.

1. Hoe aanleveren?

  • Automatisch: voor instellingen die via hun intern onderzoeksinformatiesysteem (CRIS) informatie aanleveren aan FRIS.  De registratie van de VLAIO-projecten verloopt op dezelfde wijze als die van de andere onderzoeksprojecten.  Jouw instelling stuurt die projecten automatisch door aan FRIS.
  • Manueel: voor instellingen die niet op een geautomatiseerde manier aanleveren. De informatie dien je dan via een admin-interface in te geven.  Dit kan via de FRIS-account van je instelling die een login en paswoord heeft gekregen voor manuele invoer in FRIS.

Is het de eerste keer dat je als instelling een project manueel dient in te voeren, dan vraag je als instelling best eerst een login en paswoord aan via: support.fris@vlaanderen.be en test je het invoeren van informatie eerst op de acceptatieomgeving alvorens data in te voeren op de productieomgeving. De handleiding vind je hier.

Heb je hulp nodig? Dan staan we graag voor je klaar en kun je ons bereiken via support.fris@vlaanderen.be (technische vragen) of via fris@vlaanderen.be.

2. Wat aanleveren?

1. Welke types VLAIO-projecten?

VLAIO vraagt om enkel de collectieve onderzoeksprojecten te rapporteren via FRIS.  De bedrijfsprojecten hoeven dus niet aan FRIS te worden aangeleverd.  Welke collectieve onderzoeksprojecten je verplicht dient aan te leveren en welke financieringscodes je daarvoor dient te gebruiken, vraag je best aan je dossierbehandelaar bij VLAIO of via het algemeen mailadres info@vlaio.be.

2. Welke informatie moet je aanleveren?

In de handleiding vind je per object (organisatie, personen, projecten) wat minimaal verplicht is om aan te leveren in kader van VLAIO gesubsidieerde projecten.

3. Vragen?

Zijn je vragen nog niet beantwoord op deze pagina?  Dan helpen we je graag verder:

1. Vragen over aanvraagprocedure, afhandeling van dossier, financiering… etc. van VLAIO-projecten kun je bij VLAIO terecht op het algemeen mailadres: info@vlaio.be.

2. Vragen die te maken hebben met invoer van projecten in FRIS: